部门自动化计划

起点

一家中大型金融科技公司的增长速度超过了它的流程。登记册、报价单、发票和回款分散在 CRM、邮件和各部门的电子表格中，把它们从一处搬到另一处全靠手工。

挑战

在不失去控制的前提下实现自动化：每个部门都必须知道什么在运行、何时运行、结果如何，以及一旦出现故障该通知谁。并且要让它适用于需求各不相同的五个部门，覆盖数千张发票。

我的做法

我从一个部门的试点开始：用一个结合 Python 的 n8n 工作流，把一个 Excel 文件转换成 PDF 文档。在这个模式得到验证之后，我构建了门户，并逐个部门地加入进来。

我按任务协调多位合作者，大家遵循同一套模式：每个自动化都有自己的 ID、触发器、日志和负责人，并在启用之前经过审查。

端到端

这些工作流运行在 n8n 和 Make 上，由 Python 脚本承担繁重的处理工作，并通过 REST API 连接到 CRM、邮件和 Microsoft 365。数据以 JSON 的形式从一个步骤传到下一个步骤。

自动化分为两类。自动型按自己的计划运行：它们会受到监控、可以暂停，并可以为其提交工单。手动型由人发起，逐步推进，每一步都会提供它所需要的内容。

我构建了什么

一个部门门户，有四种角色——管理员、管理层、部门负责人和访客——并支持 Microsoft 365 登录。

• 登记册匹配，输出为 PDF 格式。
• 为报价单打标签。
• 针对数千张发票的付款提醒。
• 每周应收账款摘要。
• 凭工单访问：其他部门的文件夹需要凭据，每一次访问都会记入日志。
• 故障、改进或意见工单，回复会发送给提交工单的人。
• 审计：运行、需要关注的事项、失败，以及每周和每月的报告；通知会通过邮件和 CRM 送达。

改变了什么

每个部门都能看到自己的流程在 24/7 运行，并附有结果和历史记录。出现故障时会发出通知并生成工单，修复之后会重新衡量。

我学到了什么

缺乏可见性的自动化就是一个黑盒：日志和通知与工作流同样重要。还有，带领其他开发人员，要从一套清晰、经过验证、人人都能遵循的模式开始。