Programa de automatización por departamentos

Dónde empezó

Una fintech de volumen medio a grande crecía más rápido que sus procesos. Padrones, cotizaciones, facturas y cobranza vivían repartidos entre el CRM, el correo y las hojas de cálculo de cada área, y moverlos de un lado a otro era trabajo manual.

El reto

Automatizar sin perder el control: que cada área supiera qué corre, cuándo, con qué resultado y a quién avisar si algo falla. Y lograrlo para cinco áreas con necesidades distintas, sobre miles de facturas.

Cómo lo abordé

Empecé con un piloto en una sola área: un flujo de n8n con Python que convertía un Excel en documentos PDF. Con ese patrón probado armé el portal y fui sumando áreas.

Coordiné a varios colaboradores por tareas, con un mismo patrón para todos: cada automatización con su identificador, su disparador, su bitácora y su responsable, revisada antes de encenderse.

De punta a punta

Los flujos corren en n8n y Make, con scripts de Python para el trabajo pesado, y se conectan por APIs REST con el CRM, el correo y Microsoft 365. Los datos viajan en JSON de un paso al siguiente.

Hay dos tipos de automatización. Las automáticas corren solas en su horario: se vigilan, se pausan y se les levanta ticket. Las manuales las lanza alguien y avanzan paso a paso, con lo que cada paso necesita.

Lo que construí

Un portal por áreas con cuatro roles —administrador, dirección, responsable de área y visitante— e inicio de sesión con Microsoft 365.

• Cruce de padrones a formatos PDF.
• Etiquetado de cotizaciones.
• Recordatorios de cobro sobre miles de facturas.
• Resumen semanal de cartera.
• Accesos por ticket: las carpetas de otras áreas piden credenciales y cada acceso queda en la bitácora.
• Tickets de falla, mejora u observación, con la respuesta en el correo de quien los levanta.
• Auditoría: corridas, atención requerida, fallas y reportes semanales y mensuales; los avisos llegan por correo y al CRM.

Qué cambió

Cada área ve sus procesos corriendo 24/7, con su resultado y su historial. Lo que falla levanta un aviso y un ticket, y lo que se corrige se vuelve a medir.

Qué aprendí

Que una automatización sin visibilidad es una caja negra: la bitácora y los avisos valen tanto como el flujo. Y que liderar a otros desarrolladores empieza por dejar un patrón claro y probado que todos puedan seguir.