Automatisierungsprogramm für Abteilungen

Wo es begann

Ein mittelgroßes bis großes Fintech-Unternehmen wuchs schneller als seine Prozesse. Register, Angebote, Rechnungen und Forderungsmanagement waren auf das CRM, E-Mails und die Tabellen jeder Abteilung verteilt, und sie von einem Ort an den anderen zu bringen, war manuelle Arbeit.

Die Herausforderung

Automatisieren, ohne die Kontrolle zu verlieren: Jede Abteilung musste wissen, was läuft, wann, mit welchem Ergebnis und wen sie benachrichtigen muss, wenn etwas fehlschlägt. Und das so umsetzen, dass es für fünf Abteilungen mit unterschiedlichen Bedürfnissen funktioniert, über Tausende Rechnungen hinweg.

Wie ich vorgegangen bin

Ich begann mit einem Pilotprojekt in einer einzigen Abteilung: einem n8n-Workflow mit Python, der eine Excel-Datei in PDF-Dokumente verwandelte. Nachdem sich dieses Muster bewährt hatte, baute ich das Portal und nahm die Abteilungen eine nach der anderen hinzu.

Ich koordinierte mehrere Mitwirkende aufgabenweise, mit einem einheitlichen Muster für alle: Jede Automatisierung mit ihrer ID, ihrem Trigger, ihrem Protokoll und ihrem Verantwortlichen, geprüft, bevor sie eingeschaltet wurde.

End-to-End

Die Workflows laufen auf n8n und Make, mit Python-Skripten für die Schwerarbeit, und sind über REST-APIs mit dem CRM, E-Mails und Microsoft 365 verbunden. Die Daten wandern als JSON von einem Schritt zum nächsten.

Es gibt zwei Arten von Automatisierung. Automatische laufen nach eigenem Zeitplan: Sie werden überwacht, pausiert und über Tickets betreut. Manuelle werden von jemandem gestartet und gehen Schritt für Schritt voran, mit dem, was jeder Schritt braucht.

Was ich gebaut habe

Ein Abteilungsportal mit vier Rollen – Administrator, Geschäftsleitung, Abteilungsleitung und Besucher – und Microsoft-365-Anmeldung.

• Registerabgleich mit Ausgabe in PDF-Formaten.
• Kennzeichnung von Angeboten.
• Zahlungserinnerungen über Tausende Rechnungen hinweg.
• Wöchentliche Zusammenfassung der offenen Forderungen.
• Zugang per Ticket: Die Ordner anderer Abteilungen verlangen Zugangsdaten, und jeder Zugriff landet im Protokoll.
• Tickets für Fehler, Verbesserungen oder Beobachtungen, mit der Antwort an die Person, die sie eröffnet hat.
• Audit: Ausführungen, Handlungsbedarf, Fehler sowie Wochen- und Monatsberichte; die Hinweise kommen per E-Mail und im CRM an.

Was sich geändert hat

Jede Abteilung sieht ihre Prozesse 24/7 laufen, mit ihren Ergebnissen und ihrer Historie. Was fehlschlägt, löst einen Hinweis und ein Ticket aus, und was behoben wird, wird erneut gemessen.

Was ich gelernt habe

Dass eine Automatisierung ohne Sichtbarkeit eine Blackbox ist: Das Protokoll und die Hinweise sind ebenso wichtig wie der Workflow. Und dass die Führung anderer Entwickler mit einem klaren, erprobten Muster beginnt, dem alle folgen können.